1. TIẾP NHẬN THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Thông tin công ty:
- Tên công ty, mã số thuế
- Loại hình kinh doanh
- Sản phẩm chính
Thông tin sản phẩm:
- Thông số kỹ thuật
- Số lượng dự kiến
- Thời gian dự kiến nhập hàng
- Mục đích sử dụng
- Giá mục tiêu
Thông tin người hỏi hàng:
- Vị trí làm việc
- Kinh nghiệm về sản phẩm
- Hiểu biết về thị trường
Phân loại khách hàng:
- Khách công ty/cơ sở sản xuất chế biến
- Khách trading
- Khách phân phối
- Khách môi giới
Lưu thông tin khách hàng:
- Ghi nhận đầy đủ vào hệ thống quản lý khách hàng.
2. BÁO CÁO THÔNG TIN KHÁCH HÀNG CẦN TIẾP
- Báo với Trưởng bộ phận để sắp xếp lịch tiếp khách.
- Mở nhóm trao đổi giữa Trưởng bộ phận và các thành viên liên quan.
- Báo kho hoặc bộ phận sản xuất nếu khách có yêu cầu xem hàng trực tiếp.
3. LÊN LỊCH ĐÓN TIẾP KHÁCH
- Địa điểm: Xác định nơi tiếp khách (văn phòng, kho, nhà máy, v.v.).
- Thời gian: Chốt thời gian phù hợp với cả hai bên.
- Thành phần tham gia: Bao gồm Trưởng bộ phận, nhân viên kinh doanh, các bên liên quan.
- Thông báo khách hàng: Gửi lịch trình chi tiết để khách xác nhận.
4. CHUẨN BỊ ĐÓN TIẾP KHÁCH HÀNG
Nơi tiếp khách:
- Khu vực tiếp khách sạch sẽ, thoáng mát, sáng sủa.
- Chuẩn bị nước uống (nước suối) và mẫu sản phẩm trưng bày.
- Mẫu theo yêu cầu của khách.
- Hồ sơ chứng từ liên quan (profile công ty).
Tác phong người tiếp khách:
- Trang phục lịch sự (giày, quần áo, bảng tên nhân viên, tóc tai gọn gàng).
Mẫu và quà tặng:
- Chuẩn bị mẫu/quà tặng nếu có.
- Nhờ kế toán xuất kho và ghi nhận chi phí mẫu vào danh mục chi phí của sales.
5. MỤC TIÊU ĐẠT ĐƯỢC
- Khai thác thêm thông tin từ khách hàng nếu cần.
- Tăng cường uy tín của công ty với khách hàng.
- Đánh giá khách hàng dễ dàng hơn.
- Hiểu rõ hơn về các khó khăn hoặc yêu cầu của khách.
- Trao đổi thêm về các sản phẩm mạnh mà công ty đang cung cấp.
- Gia tăng cơ hội đặt hàng từ khách.
- Đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu từ phía khách hàng.
Quy trình này đảm bảo rằng mọi bước tiếp khách được thực hiện chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt và tăng tỷ lệ thành công trong giao dịch.