[QUY TRÌNH] HƯỚNG DẪN LƯU KHÁCH HÀNG: CRM - TẠO GROUP ZALO - LÊN ĐƠN HÀNG TRÊN FLEXZEN
I. CRM
1. Lưu khách tiềm năng trên CRM
Bước 1: Chọn khách tiềm năng.
Bước 2: Thêm khách tiềm năng mới:
- Trạng thái khách tiềm năng: Đánh giá và chọn trạng thái phù hợp (đang xem xét, quan tâm, chốt đơn).
- Nguồn: Chọn nguồn khách hàng (online, sự kiện, đối tác...).
- Thẻ sản phẩm: Điền tên sản phẩm theo nhu cầu khách hàng.
- Thông tin cơ bản: Tên khách hàng/công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày nhập liệu, phân loại khách hàng.
- Whatsapp Enable: Chọn "Enable" nếu có sử dụng WhatsApp.
Bước 3: Submit.
- Hệ thống sẽ cấp STT khách hàng tiềm năng.
- Lưu khách hàng trên Zalo hoặc group Zalo theo cú pháp:
STT Khách Tiềm Năng + Tên KH hoặc CTY + SĐT + Tên Sản Phẩm.
Bước 4: Ghi chú.
- Tóm tắt thông tin quan trọng từ cuộc nói chuyện hoặc nhắn tin với khách hàng.
Bước 5: Tạo phân công.
- Chỉ định khách hàng và gửi phân công cho trưởng bộ phận để trao đổi và xử lý các vấn đề liên quan.
Bước 6: Chuyển thành khách hàng chính thức.
- Khi khách hàng đã chốt đơn hoặc tạo báo giá, đổi trạng thái và cú pháp:
STT Khách Hàng + Tên KH hoặc CTY + SĐT + Tên Sản Phẩm.
2. Tạo báo giá khách hàng trên CRM
Bước 1: Chọn khách hàng từ danh sách khách tiềm năng đã chuyển đổi.
Bước 2: Chọn khách hàng cần làm báo giá.
Bước 3: Chọn "Báo Giá" -> "Tạo Báo Giá Mới".
Bước 4: Làm báo giá:
- Người bán: Chọn nhân viên kinh doanh.
- Ghi chú báo giá: Thống nhất thông tin giữa sales và khách hàng (thông số kỹ thuật, thời gian vận chuyển, địa điểm, thanh toán, giấy tờ cần thiết...).
- Thêm thư mục: Chọn sản phẩm, vật liệu, nguyên liệu, chi phí liên quan.
- Kiểm tra và điền thông tin:
- Chính sách giá, số lượng, thuế.
- Tích (✔) khi hoàn tất điền thông tin.
- Kiểm tra tổng thể: Đảm bảo ghi chú, điều khoản phù hợp với từng loại khách hàng.
Bước 5: Submit và lưu báo giá thành file PDF.
- Gửi báo giá cho khách hàng qua email hoặc các kênh liên lạc khác.
II. TẠO GROUP ZALO
- Tạo nhóm Zalo gồm: Sales, CSKH, Kế toán, Trưởng Bộ Phận, Nhân viên chứng từ.
- Cập nhật thông tin khách hàng theo cú pháp STT + Tên KH hoặc CTY + SĐT + Sản Phẩm.
- Dùng nhóm để trao đổi và lưu trữ toàn bộ lịch sử làm việc.
III. LÊN ĐƠN HÀNG TRÊN FLEXZEN
Bước 1: Đăng nhập vào: https://flexzen.app/
Bước 2: Chọn Bán Hàng -> Đơn Hàng Bán Sỉ.
Bước 3: Chọn (+) Thêm Mới Dữ Liệu:
-
Khách hàng:
- Nếu khách hàng mới, chọn (+ Thêm Mới Dữ Liệu) và điền:
- Tên khách hàng/công ty.
- Địa chỉ.
- Số điện thoại giao nhận.
- Nguồn gốc khách hàng.
- Sau khi lưu, chọn khách hàng vừa tạo.
- Nếu khách hàng mới, chọn (+ Thêm Mới Dữ Liệu) và điền:
-
Mã bộ phận: Chọn theo bộ phận kinh doanh:
- Phòng kinh doanh xuất khẩu.
- Sỉ nội địa.
-
Mã vụ việc: Chọn theo kênh bán hàng:
- Kênh Thương Mại Điện Tử nếu bán qua TMDT.
- Team xuất khẩu nếu bán qua các kênh xuất khẩu.
-
Mã NVKD: Điền tên nhân viên kinh doanh phụ trách.
-
Diễn giải: Sales ghi chú rõ các vấn đề đã thống nhất với khách hàng:
- Thông số kỹ thuật.
- Quy cách đóng gói.
- Ngày giao hàng, địa chỉ và số điện thoại giao nhận.
- Thông tin xuất hóa đơn.
Bước 4: Nhập liệu sản phẩm và các chi phí liên quan.
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi lưu đơn hàng.
Bước 5: Submit và lưu đơn hàng vào hệ thống.
KẾT LUẬN:
Quy trình CRM - Tạo Group Zalo - Lên Đơn Hàng Trên FlexZen giúp tối ưu hóa quản lý thông tin khách hàng, lưu trữ lịch sử làm việc và đảm bảo tính chính xác trong xử lý đơn hàng. Mỗi bước cần thực hiện đầy đủ để giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả kinh doanh.
Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
(Ký tên và đóng dấu