Tìm kiếm bài viết KTCM

LƯU Ý : CÁC VẤN ĐỀ PHÁT SINH KHI LÀM VIỆC VỚI CÁC BỘ PHÂN

I. Lưu ý chung:

  • Cần có danh sách số điện thoại liên hệ của tất cả nhân viên trong công ty để xử lý các tình huống cấp bách.

1. Vấn đề từ Sales và các bộ phận liên quan

Bộ phận Các vấn đề phát sinh và nguyên nhân Hướng xử lý
Thu mua - Sai đơn hàng: Không đọc kỹ ghi chú hoặc sales ghi sai thông tin. - Kiểm tra kỹ thông tin đơn hàng từ sales và note rõ trong hệ thống.
- Hàng nhập kém chất lượng. - Đảm bảo nhận biết chất lượng hàng trước khi nhập.
- Giá không cạnh tranh. - Cập nhật giá thị trường, so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp.
- Gửi mẫu không rõ chi phí cho khách. - Quy định rõ ràng việc miễn phí hoặc thu phí gửi mẫu.
Kho - Chậm cập nhật tình trạng hàng hóa, thời gian giao hàng không cụ thể. - Phân công nhân viên chuyên trách cập nhật hàng tồn kho và thời gian giao hàng.
- Giao hàng thiếu hoặc không thông báo trước. - Bắt buộc kiểm đếm và thông báo số lượng trước khi giao hàng.
- Hàng hóa tồn kho bị lẫn lộn (BigC, hàng tồn). - Xây dựng hệ thống quản lý tồn kho rõ ràng, phân loại theo mã hàng.
Kế toán - Sai thông tin VAT, gửi thiếu giấy tờ. - Xuất hóa đơn nháp để khách hàng kiểm tra trước khi xuất hóa đơn chính thức.
- Chậm hỗ trợ sales báo giá và công nợ. - Xây dựng quy trình ưu tiên hỗ trợ nhanh cho sales trong các trường hợp cần thiết.
Giao vận - Thiếu người giao vận, giá thuê xe cao. - Tăng cường tuyển dụng hoặc hợp tác với đối tác vận chuyển đáng tin cậy.
- Giao hàng sai địa chỉ hoặc khách không có nhà. - Liên hệ trước khi giao hàng.
Nhân viên soạn hàng - Sai mã hàng, thiếu hàng khi đóng gói. - Kiểm tra kỹ trước khi đóng gói và giao hàng.
Sales - Sai thông tin hợp đồng, báo giá chậm. - Lập checklist kiểm tra hợp đồng và báo giá trước khi gửi.
- Sai thông tin đơn hàng trên hệ thống. - Kiểm tra đối chiếu kỹ thông tin trước khi lên đơn.
Khách hàng - Đổi trả hàng do chất lượng không đạt: mọt, tạp chất, sai chất lượng. - Đưa ra quy định bảo quản rõ ràng cho khách hàng, kiểm tra kỹ chất lượng trước khi giao.
- Khách không nhận hàng vì giao sai thời gian hoặc không có nhà. - Liên hệ trước khi giao và thống nhất thời gian với khách.
Thương mại điện tử - Giá trên nền tảng thay đổi liên tục, không kịp cập nhật. - Xây dựng quy trình cập nhật giá nhanh trên các nền tảng thương mại điện tử.

2. Các đơn hàng gặp vấn đề

Vấn đề Nguyên nhân Hướng xử lý
Kích thước thùng và túi không phù hợp. - Sai kích thước đóng gói, túi quá chật hoặc quá rộng. - Đo đạc chính xác, chuẩn bị trước mẫu thùng và túi.
Lỗi in tem, nhãn, date sai. - Sai thông tin từ sales hoặc không xác nhận mẫu trước khi sản xuất hàng loạt. - Gửi mẫu tem, túi đầu tiên cho sales và khách xác nhận trước khi sản xuất hàng loạt.
Nguồn hàng thiếu CO, hóa đơn. - Nhà cung cấp không đáp ứng đủ các yêu cầu hoặc giá cao không ổn định. - Tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy, thương lượng để đảm bảo đủ giấy tờ và giá ổn định.
Hàng hóa bị đổi trả do không đạt yêu cầu. - Mọt, tạp chất, chất lượng không như mong muốn. - Kiểm tra kỹ chất lượng trước khi giao hàng, xây dựng quy trình bảo hành đổi trả rõ ràng.
Giá cả và mẫu sản phẩm không ổn định. - Thời gian báo giá lâu, giá tăng cao khi chốt đơn, mẫu nhập về chậm. - Xây dựng quy trình báo giá nhanh và chính xác, duy trì nguồn cung cấp mẫu linh hoạt.
Khách đổi trả do bảo quản không tốt. - Kho của khách không đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa. - Tư vấn quy trình bảo quản, cung cấp các giải pháp bảo quản hàng hóa hiệu quả.

3. Kết luận

  • Các vấn đề phát sinh cần được ghi nhận và xử lý kịp thời để đảm bảo quy trình làm việc trơn tru.
  • Sales và các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ, sử dụng các công cụ quản lý như CRM và FlexZen để hạn chế sai sót.
  • Tăng cường đào tạo và giao tiếp giữa các phòng ban để giảm thiểu xung đột và phát sinh không đáng có.

Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
(Ký tên và đóng dấu)



Bạn có thấy bài viết này hữu ích không?

Các bài viết liên quan