HƯỚNG DẪN LƯU KHÁCH TIỀM NĂNG TRÊN CRM

1. Định nghĩa khách hàng tiềm năng (Lead)

Khách tiềm năng là khách hàng mới phát sinh thông tin (qua hội chợ, website, zalo, cuộc gọi, email, facebook, giới thiệu…), chưa mua hàng nhưng có khả năng trở thành khách chính thức.

2. Các bước lưu khách tiềm năng trên CRM

🔹 Bước 1: Truy cập (Khách tiềm năng)

• Đăng nhập CRM → Chọn Khách tiềm năng → Chọn (+) Khách tiềm năng mới 

🔹 Bước 2: Nhập thông tin khách hàng

Thông tin cơ bản cần nhập:

• Trạng thái khách tiềm năng: tùy thuộc vào từng sales đánh giá khách hàng để trọn trạng thái phù hợp 
  - Khách mới nội địa chưa có thông tin:
  + Là khách hàng lần đầu liên hệ hoặc vừa lấy được contact (qua hội chợ, giới thiệu, gọi điện…).
  + Chưa có nhiều dữ liệu (nhu cầu, sản lượng, thời gian mua…).
  => Mục tiêu: cập nhật thông tin ban đầu vào CRM.
  
  - Khách chờ báo giá:
  + Đã có trao đổi sơ bộ, khách quan tâm sản phẩm
  + Khách yêu cầu báo giá chính thức nhưng chưa gửi.
  => Mục tiêu: soạn và gửi báo giá nhanh, tránh để khách chờ lâu.
  
  -  khách đã báo giá, tham khảo giá:
  + Đã gửi báo giá cho khách mà Khách chưa chốt mua, có thể đang so sánh với đối thủ.
  =>Mục tiêu: theo dõi – giữ liên lạc – nhấn mạnh ưu thế sản phẩm/dịch vụ.
  
  - Khách đã gửi mẫu chờ chốt đơn:
  + Đã gửi mẫu hàng cho khách kiểm tra.
  + Đang chờ phản hồi kết quả test sản phẩm.
  => Mục tiêu: chủ động gọi lại hỏi kết quả, thúc đẩy ra quyết định đặt hàng.
  
  -  Khách chốt đơn: Khách đã đồng ý mua, đã xác nhận đơn hàng.
  => Mục tiêu: chuyển sang bộ phận kho – kế toán – vận chuyển xử lý đơn, đồng thời tiếp tục chăm sóc sau bán.
  
  - Khách giữ liên lạc:
  + Khách chưa mua hoặc tạm ngưng mua nhưng vẫn giữ kết nối.
  + Có thể trở thành khách tiềm năng trong tương lai.
  => Mục tiêu: duy trì mối quan hệ, gửi thông tin sản phẩm mới, tin tức ngành.
  
  - Nhà cung cấp chào hàng: Không phải khách mua hàng, mà là bên bán nguyên liệu / sản phẩm cho công ty.
  => Vẫn lưu thông tin trong CRM để tiện so sánh giá và tìm nguồn cung
  
  -  Khách không tiềm năng - Ngưng làm việc:
  + Khách khác xa ngành hàng, khác xa mã hàng.
  + Đã liên hệ nhiều lần nhưng không có nhu cầu thực sự.
  + Hoặc khách không phù hợp (quy mô nhỏ, giá không khớp, yêu cầu không khả thi…).
  => Mục tiêu: ngưng đầu tư thời gian, nhưng lưu hồ sơ để tránh trùng lặp liên hệ sau này.

• Họ và tên khách hàng

• Địa chỉ / Khu vực       

• Tên công ty (nếu có)

• Website

• Số điện thoại / Email

• Nguồn: khách hàng (Facebook, website, hội chợ, telesales, giới thiệu…). Đã kết nối liên hệ qua zalo: ghi rõ nick zalo                   

• Các thẻ: Gắn Tag sản phẩm: Ví dụ: “các loại đậu”, “đậu xanh”, “đậu đỏ”, “tiêu”, "cafe" … để dễ lọc sau này.

• Mô tả: Tóm tắt lại nhu cầu mua sản phẩm và thông tin quy mô lĩnh vực khách hàng.

🔹 Bước 3: Ấn "Lưu Lại"

🔹 Bước 4: Thanh TAB

         * Phân công

• Tùy từng yêu cầu khách hàng tạo phân công như bài viết: " HƯỚNG DẪN TẠO PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRÊN CRM - ĐÌNH TRỌNG"

        * Tập tin tính kèm

• Nếu có file liên quan (báo giá, hợp đồng, danh thiếp, giấy phép kinh doanh....) → đính kèm trực tiếp.

  * Ghi Chú

• Cập nhập tóm tắt lịch sử trờ chuyện giữa khách hàng và sales

🔹 Bước 5: Lưu & Đồng bộ

• Nhấn Lưu / Save → Khách hàng được đưa vào danh sách “Leads”.

• Sau khi khách chốt đơn hoặc mua thử → chuyển trạng thái sang Customer (Khách hàng chính thức).

3. Một số lưu ý khi lưu khách tiềm năng

• Thông tin phải đúng & đủ → tránh trùng lặp hoặc sai số điện thoại.

• Luôn cập nhật nguồn khách hàng → để phân tích kênh marketing hiệu quả.

• Ghi chú rõ ràng → người khác trong team vào xem cũng hiểu lịch sử làm việc.

• Kiểm tra định kỳ để lọc khách trùng / khách không còn nhu cầu.