1. Mục đích
- Đảm bảo nhân viên thực hiện đúng quy trình và trách nhiệm khi đi công tác.
- Đảm bảo việc di chuyển, xử lý đơn hàng được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ.
- Giảm thiểu các rủi ro trong việc xử lý công việc trực tiếp tại hiện trường.
2. Nội dung quy định
a. Trước khi đi công tác:
-
Lập kế hoạch công tác:
- Gửi đề xuất công tác kèm lịch trình cụ thể cho trưởng bộ phận để phê duyệt.
- Rõ ràng về mục đích, thời gian, địa điểm và nội dung công việc.
-
Chuẩn bị tài liệu và thông tin:
- Mang theo các tài liệu cần thiết (PO, hóa đơn, giấy tờ liên quan đến đơn hàng).
- Nắm rõ thông tin khách hàng và sản phẩm cần xử lý.
-
Phương tiện di chuyển:
- Đăng ký sử dụng phương tiện công ty (nếu có) hoặc đề xuất phương tiện di chuyển phù hợp.
- Lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan đến chi phí di chuyển.
b. Trong thời gian đi công tác:
-
Thực hiện công việc:
- Tuân thủ đúng kế hoạch công tác đã phê duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả.
-
Thông báo và cập nhật:
- Báo cáo tình hình công việc định kỳ hoặc khi có vấn đề phát sinh.
- Giữ liên lạc thường xuyên với trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp.
c. Sau khi đi công tác:
-
Báo cáo kết quả công tác:
- Gửi báo cáo chi tiết về kết quả công việc đã thực hiện, bao gồm:
- Tình trạng đơn hàng.
- Vấn đề phát sinh (nếu có) và cách giải quyết.
- Đề xuất cải thiện quy trình nếu cần thiết.
- Gửi báo cáo chi tiết về kết quả công việc đã thực hiện, bao gồm:
-
Thanh toán chi phí:
- Gửi yêu cầu thanh toán chi phí di chuyển và các chi phí liên quan (nếu có).
- Đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
3. Lưu ý quan trọng
- Nhân viên phải tuân thủ đúng nội quy công ty trong suốt thời gian công tác.
- Các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch cần được báo cáo ngay cho trưởng bộ phận để xử lý kịp thời.
- Không tự ý thay đổi lịch trình công tác nếu chưa được phê duyệt.
Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
Trưởng Bộ Phận
(Ký tên)
[Tên Trưởng Bộ Phận]
Giám Đốc
(Đóng dấu và ký tên)
[Tên Giám Đốc]