1. Mục đích:
- Đảm bảo bảo mật thông tin chứng từ và tài liệu liên quan.
- Hướng dẫn nhân viên chứng từ thực hiện đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu công việc.
- Nâng cao hiệu quả công việc và tính chuyên nghiệp trong xử lý tài liệu.
- Giảm thiểu các sai sót có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khách hàng và công ty.
2. Nội dung quy định:
2.1 Tiếp nhận và sắp xếp tài liệu:
- Nhận tài liệu chứng từ từ các nguồn khác nhau (nội bộ, bên ngoài, email, hoặc khách hàng).
- Phân loại tài liệu và xác định quy trình xử lý phù hợp.
- Kiểm tra kỹ tính chính xác của thông tin trên chứng từ trước khi xử lý.
- Thực hiện các bước xử lý cần thiết:
- Phê duyệt.
- Ký kết hợp đồng.
- Gửi tài liệu đến các bộ phận liên quan.
- Cập nhật tài liệu vào hệ thống quản lý tài liệu hoặc phần mềm công ty.
- Tài liệu cần được sắp xếp, phân loại cẩn thận, đảm bảo dễ dàng truy cập và tra cứu khi cần.
- Báo cáo tiến trình và kết quả công việc định kỳ cho quản lý trực tiếp.
2.2 Quản lý tài liệu:
- Tuân thủ quy định bảo mật và các yêu cầu liên quan đến lưu trữ, xử lý tài liệu.
- Đảm bảo tài liệu chỉ được truy cập bởi những người có quyền.
- Không cung cấp thông tin, dữ liệu nếu chưa nhận chỉ đạo từ quản lý cấp trên.
- Đảm bảo tất cả thông tin được lưu trữ an toàn, tránh rò rỉ hoặc mất mát dữ liệu.
2.3 Tương tác làm việc:
- Tuân thủ các nguyên tắc khi tương tác với cơ quan ban ngành hoặc đối tác:
- Gửi email xác nhận khi làm việc với các đối tác, khách hàng hoặc nhà cung cấp.
- Nếu trao đổi qua Zalo, tạo nhóm có sự tham gia của trưởng bộ phận để quản lý thông tin.
- Các xác nhận quan trọng cần thực hiện qua email để tạo cơ sở pháp lý và minh bạch.
- Báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh hoặc sai sót cho trưởng bộ phận, tìm hướng khắc phục và hạn chế rủi ro.
- Nếu chưa nắm rõ quy trình hoặc hướng dẫn, phải hỏi rõ cấp trên trước khi thực hiện.
- Nội dung hoặc công việc chưa có hướng dẫn cụ thể cần trình bày với cấp trên để nhận chỉ đạo.
3. Kết quả:
- Bảo vệ thông tin kinh doanh và hồ sơ quan trọng của công ty.
- Đảm bảo công việc được thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng và công ty.
- Nhân viên chứng từ được chủ động, hiểu rõ công việc và thực hiện hiệu quả.
- Trưởng bộ phận kịp thời nắm bắt tình hình công việc, hỗ trợ và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
- Tăng cường khả năng đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
Trưởng Bộ Phận
(Ký tên)
Trương Đình Huy