QUY ĐỊNH BÁN HÀNG
“Vv: Bộ phận sales về trách nhiệm cung cấp thông tin giao hàng”
Số : 17032025
Ngày ban hành: 17/03/2025
I. HIỆN TRẠNG & VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT
1. Hiện trạng
- Một số nhân viên Sales cung cấp thông tin khách chưa đầy đủ, gây ảnh hưởng đến quá trình giao hàng.
- Việc giao hàng bị chậm trễ hoặc thất bại, làm mất uy tín với khách hàng và dẫn đến rớt đơn hàng.
- Sai sót trong thông tin giao hàng gây phát sinh chi phí vận chuyển lại, ảnh hưởng đến hiệu suất kinh doanh và hoa hồng Sales.
2. Mục đích của quy định
Nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo giao hàng đúng địa điểm, đúng thời gian và tránh tổn thất do sai sót thông tin, Công ty ban hành quy định này để áp dụng cho toàn bộ nhân viên phòng Sales.
II. QUY ĐỊNH CUNG CẤP THÔNG TIN GIAO HÀNG
1. Trách nhiệm của Sales
Nhân viên Sales có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin giao hàng, bao gồm:
- Địa chỉ chi tiết, chính xác, dễ tìm.
- Thông tin người nhận (họ tên, số điện thoại).
- Thời gian nhận hàng theo yêu cầu của khách.
- Các lưu ý đặt biệt khác. ( nếu có )
2. Xử lý vi phạm trong trường hợp cung cấp sai thông tin giao hàng
- Nếu cung cấp địa chỉ sai, gây thất bại trong giao hàng, Sales sẽ chịu toàn bộ chi phí giao lại (bao gồm phí vận chuyển và các chi phí phát sinh).
- Khoản phí này sẽ được trừ trực tiếp vào hoa hồng của Sales.
- Đồng thời, Sales vi phạm sẽ bị đánh giá điểm thi đua thấp vào cuối năm, ảnh hưởng đến khen thưởng và tăng lương.
3. Xử lý vi phạm nếu đơn hàng bị hủy do lỗi Sales
- Nếu đơn hàng bị khách hủy do lỗi cung cấp thông tin không đầy đủ/dễ gây hiểu lầm, Sales sẽ bị xem xét hình thức xử lý, có thể gồm:
- Trừ hoa hồng đơn hàng vào chi phí phát sinh bị mất 1 lần tái phạm.
- Cảnh cáo nội bộ nếu tái phạm 2 lần vi phạm.( Hoặc khách hàng hủy đơn vì lý do sales cung cấp thông tin sai đơn hàng bị hủy)
- Loại khỏi danh sách thưởng quý/năm nếu vi phạm quá 3 lần.
III. GIẢI PHÁP & PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN
- Tất cả nhân viên Sales phải xác nhận lại thông tin khách hàng trước khi gửi đơn.
- Bộ phận kiểm soát đơn hàng sẽ kiểm tra ngẫu nhiên thông tin giao hàng trước khi duyệt.
- Áp dụng công cụ hỗ trợ (Google Maps, định vị, xác nhận qua tin nhắn) để giảm thiểu sai sót.
- Tổ chức đào tạo định kỳ về kỹ năng chốt đơn & xác nhận thông tin khách hàng.
IV. HIỆU LỰC & CHẾ TÀI ÁP DỤNG
- Quy định này có hiệu lực từ ngày 17/03/2025.
- Mọi nhân viên Sales vi phạm sẽ bị xử lý theo các chế tài đã nêu.
- Trưởng phòng Sales chịu trách nhiệm giám sát và báo cáo việc thực hiện quy định này.