Quy trình về thanh toán đơn hàng xuất khẩu

PUSH CỌC

1. Nhắc nhở khách hàng qua WhatsApp và Email

A. Tin nhắn nhắc nhở qua WhatsApp:

1. Gửi tin nhắn lịch sự nhưng rõ ràng về việc thanh toán đặt cọc:

   Dear [Client Name],
   This is a reminder regarding the deposit payment of [X%] for your order [Order ID]. Kindly note that as per the agreed timeline, the deposit should be completed by [Deadline Date].
   Please be aware that failure to process the deposit on time may result in price adjustments due to market fluctuations. Let us know if you need any assistance.
   Best regards,
   [Your Name]

2. Cách nhắc nhở lần 2 (nếu khách chưa thanh toán):

   Dear [Client Name],
   Following up on my previous message, the deposit for order [Order ID] is still pending. The current market price is subject to change, and we kindly urge you to finalize the deposit as soon as possible to secure the agreed price.
   Please confirm the transfer at your earliest convenience.
   Best regards,
   [Your Name]

B. Email nhắc nhở khách hàng:

1. Mẫu email lịch sự nhắc nhở lần đầu:

   • Tiêu đề: Reminder: Deposit Payment for Order [Order ID]

   • Nội dung:

   Dear [Client Name],

   I hope this email finds you well.

   This is a gentle reminder regarding the deposit payment of [X%] for your order [Order ID]. As per our agreement, the deposit is due by [Deadline Date]. Kindly ensure the payment is processed to secure the agreed price and proceed with the order preparation.

   Please find the Proforma Invoice attached for your reference. Let us know if you have any questions or require further assistance.

   Best regards,
   [Your Name]
   [Your Contact Information]

2. Mẫu email nhắc nhở lần 2 (nếu chưa thanh toán):

   • Tiêu đề: Urgent: Deposit Payment Required for Order [Order ID]

   • Nội dung:

   Dear [Client Name],

   Following up on my previous email, we would like to remind you that the deposit payment of [X%] for order [Order ID] is still pending.

   Please note that due to current market fluctuations, the agreed price may be subject to adjustments if the deposit is not finalized by [Extended Deadline]. We kindly urge you to process the payment at your earliest convenience.

   Attached is the Proforma Invoice for your reference. If you have any issues or require further clarification, please do not hesitate to contact us.

   Best regards,
   [Your Name]
   [Your Contact Information]

2. Lưu ý cho Sales khi cập nhật Push Cọc

1. Theo dõi trạng thái thanh toán:

   • Kiểm tra với kế toán để xác nhận khi khách hàng thanh toán đặt cọc.
   • Cập nhật trạng thái thanh toán vào hệ thống CRM hoặc báo cáo nội bộ.

2. Thông báo cho Trưởng phòng:

   • Báo cáo kịp thời cho Trưởng phòng về tình trạng cọc:
     • Đã nhận: Cung cấp chi tiết thời gian, số tiền, và chứng từ (nếu có).
     • Chưa nhận: Thông báo lý do khách hàng trì hoãn hoặc các vấn đề phát sinh.

3. Cảnh báo về thay đổi giá:

   • Khi giá thị trường có biến động, cần báo cho khách hàng rằng:
     • Giá hiện tại chỉ được đảm bảo nếu cọc đúng hạn.
     • Nếu không thanh toán, giá mới có thể cao hơn do tình hình thị trường.

4. Hành động khi khách không phản hồi:

   • Sau 2 lần nhắc nhở không thành công:
     • Báo cáo ngay cho Trưởng phòng để can thiệp.
     • Gửi thông báo qua email chính thức, đính kèm điều khoản hợp đồng có liên quan.

3. Nhiệm vụ của Trưởng phòng

1. Xác nhận thông tin từ Sales:

   • Kiểm tra tình trạng thanh toán từ Sales và đánh giá rủi ro nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn.

2. Can thiệp khi cần thiết:

   • Nếu khách hàng tiếp tục trì hoãn:
     • Trưởng phòng liên hệ trực tiếp qua email hoặc WhatsApp để yêu cầu giải trình.
     • Làm việc với các bộ phận liên quan để đưa ra giải pháp phù hợp (gia hạn cọc, điều chỉnh giá...).

3. Giám sát giá cả:

   • Theo dõi biến động giá trên thị trường và điều chỉnh chiến lược báo giá phù hợp với tình hình thực tế.

4. Báo cáo và đánh giá:

   • Báo cáo tình trạng cọc và các rủi ro liên quan lên Ban lãnh đạo.
   • Đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm hạn chế tình trạng khách hàng chậm thanh toán.

THANH TOÁN PHẦN CÒN LẠI 

1. Gửi bộ chứng từ qua WhatsApp:

   • Sau khi nhận đầy đủ chứng từ từ bộ phận chứng từ, Sales gửi bản scan cho khách hàng qua WhatsApp.
   • Đính kèm các file: Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin, hoặc bất kỳ tài liệu nào khách yêu cầu.
   • Tin nhắn kèm theo nội dung:

   Ví dụ tin nhắn WhatsApp:

   Dear [Client Name],
   Please find attached the complete shipping documents for your order [Order ID]. Kindly review them and proceed with the remaining payment of [XXX USD] as per our agreement. Let us know if you need any further clarification.

2. Theo dõi tiến độ thanh toán:

   • Liên hệ thường xuyên với khách hàng qua WhatsApp để xác nhận thời gian thanh toán.
   • Gửi tin nhắn nhắc nhở nếu khách hàng chậm thanh toán phần còn lại.

   Tin nhắn nhắc nhở:

   Dear [Client Name],
   This is a friendly reminder regarding the outstanding payment of [XXX USD] for your shipment [Order ID]. Kindly confirm the transfer details at your earliest convenience. Thank you!

3. Xử lý vấn đề phát sinh:

   • Nếu khách yêu cầu sửa đổi chứng từ, Sales phối hợp với nhân viên chứng từ để bổ sung và gửi lại ngay qua WhatsApp.

3. Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales

A. Giám sát và hỗ trợ

1. Giám sát thanh toán đặt cọc:

   • Đảm bảo Sales gửi thông báo thanh toán đặt cọc đúng hạn qua WhatsApp.
   • Can thiệp và hỗ trợ nếu khách hàng từ chối hoặc yêu cầu gia hạn thanh toán.

2. Phê duyệt chứng từ:

   • Kiểm tra và xác nhận toàn bộ bộ chứng từ trước khi Sales gửi khách hàng.
   • Đảm bảo bộ chứng từ đầy đủ và đáp ứng yêu cầu để khách hàng không trì hoãn thanh toán.

B. Hỗ trợ Sales khi xin thanh toán phần còn lại

1. Can thiệp nếu cần:

   • Trưởng phòng liên hệ trực tiếp với khách hàng qua WhatsApp nếu khách hàng chậm thanh toán và yêu cầu hỗ trợ cấp cao hơn.
   • Làm việc với các bộ phận liên quan (chứng từ, logistics, kế toán) để xử lý các vấn đề ảnh hưởng đến thanh toán.

2. Xử lý tình huống đặc biệt:

   • Hỗ trợ thương lượng các điều khoản bổ sung nếu khách hàng yêu cầu điều chỉnh.
   • Giải quyết các vấn đề liên quan đến ngân hàng hoặc thanh toán quốc tế.

C. Báo cáo và đánh giá

1. Theo dõi tiến độ:

   • Đảm bảo rằng tất cả các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn, bao gồm đặt cọc và phần còn lại.
   • Báo cáo lên Ban Giám đốc về tình trạng thanh toán và các vấn đề phát sinh.

2. Cải tiến quy trình:

   • Đề xuất cải tiến cách thức giao tiếp và thu hồi thanh toán, đặc biệt khi giao tiếp qua các nền tảng như WhatsApp.