Quy trình làm chứng từ xuất khẩu

1. Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng:

   • Sales:
     • Tiếp nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán.
     • Xác nhận thông tin và tạo hồ sơ khách hàng trên hệ thống CRM.

2. Soạn thảo hợp đồng xuất khẩu:

   • Sales:
     • Soạn thảo hợp đồng xuất khẩu dựa trên thông tin đã xác nhận.
     • Gửi hợp đồng cho khách hàng để xem xét và ký kết.
   • Trưởng phòng Kinh doanh:
     • Kiểm tra và phê duyệt hợp đồng trước khi gửi cho khách hàng.

3. Chuẩn bị hàng hóa:

   • Sales:
     • Thông báo cho bộ phận Thu mua về đơn hàng để chuẩn bị hàng hóa.
   • Thu mua:
     • Đặt hàng với nhà cung cấp, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa.
   • Kho:
     • Nhận và lưu trữ hàng hóa, đảm bảo chất lượng và số lượng đúng như hợp đồng.

4. Làm chứng từ xuất khẩu:

   • Nhân viên Chứng từ:
     • Chuẩn bị bộ hồ sơ xuất khẩu, bao gồm:
       • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
       • Phiếu đóng gói (Packing List).
       • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin).
       • Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate).
       • Giấy phép xuất khẩu (nếu có yêu cầu).
     • Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các chứng từ.
     • Gửi chứng từ cho khách hàng và các bên liên quan để xác nhận.

5. Vận chuyển và giao hàng:

   • Sales:
     • Cung cấp thông tin về thời gian và địa điểm giao hàng cho khách hàng.
   • Nhân viên Chứng từ:
     • Phối hợp với bên dịch vụ thứ ba để lên kế hoạch vận chuyển.
   • Bên dịch vụ thứ ba (Logistics):
     • Đặt chỗ vận chuyển, chuẩn bị container và các thủ tục cần thiết.
     • Vận chuyển hàng hóa từ kho đến cảng xuất khẩu.
     • Cung cấp thông tin theo dõi lô hàng cho khách hàng và các bên liên quan.

6. Thanh toán và hoàn tất thủ tục:

   • Kế toán:
     • Theo dõi và thu hồi công nợ từ khách hàng theo điều khoản hợp đồng.
   • Nhân viên Chứng từ:
     • Cung cấp các chứng từ cần thiết cho khách hàng để họ có thể nhận hàng tại cảng nhập khẩu.

7. Hậu cần và dịch vụ sau bán hàng:

   • Sales:
     • Theo dõi phản hồi từ khách hàng về chất lượng hàng hóa và dịch vụ.
     • Giải quyết các vấn đề phát sinh và duy trì mối quan hệ với khách hàng.
   • Nhân viên Chứng từ:
     • Lưu trữ hồ sơ và chứng từ liên quan đến đơn hàng để phục vụ cho công tác kiểm tra và báo cáo.

Sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận sẽ đảm bảo quá trình xuất khẩu cà phê nhân xanh diễn ra suôn sẻ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.