Quy trình đặt hàng và chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu

1. Tiếp nhận thông tin đặt hàng từ khách hàng

• Mô tả công việc:

  • Sales tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng về sản phẩm, số lượng, quy cách, thời gian giao hàng, và các yêu cầu đặc biệt.
  • Báo cáo thông tin chi tiết lên Trưởng phòng để đánh giá và phê duyệt.

• Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales:

  • Xác minh yêu cầu: Kiểm tra tính chính xác và khả thi của yêu cầu đặt hàng.
  • Đánh giá tính khả thi: Đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn lực (hàng tồn kho, thời gian, nhân lực) để đáp ứng đơn hàng.
  • Phê duyệt: Xác nhận hoặc điều chỉnh kế hoạch chuẩn bị hàng để phù hợp với yêu cầu khách hàng.

2. Báo giá và ký hợp đồng

• Mô tả công việc:

  • Sales phối hợp với bộ phận logistics và thu mua để lấy báo giá vận chuyển, sản phẩm và chuẩn bị hợp đồng.
  • Gửi báo giá cho khách hàng và thương lượng các điều khoản.

• Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales:

  • Kiểm tra báo giá: Đảm bảo các yếu tố giá cả, vận chuyển, thời gian giao hàng phù hợp với chính sách công ty và khả năng đáp ứng.
  • Duyệt hợp đồng: Xác nhận các điều khoản quan trọng trong hợp đồng như giá FOB/CIF, điều kiện thanh toán, và các yêu cầu về chứng từ.
  • Hỗ trợ Sales: Tham gia giải quyết các vướng mắc trong quá trình thương lượng (nếu cần).

3. Chuẩn bị hàng hóa

• Mô tả công việc:

  • Sales thông báo đầy đủ thông tin đặt hàng cho các bộ phận liên quan: thu mua, logistics, và nhân viên chứng từ.
  • Đảm bảo lịch giao hàng đúng với thỏa thuận.

• Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales:

  • Giám sát tiến độ:
    • Kiểm tra tiến độ chuẩn bị hàng từ các bộ phận (kho bãi, thu mua).
    • Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng quy cách và tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng.
  • Xử lý phát sinh:
    • Can thiệp nếu xảy ra vấn đề như thiếu hàng, hàng lỗi, hoặc thay đổi yêu cầu từ khách hàng.
    • Điều phối các bộ phận để đảm bảo kịp tiến độ.
  • Đảm bảo tính nhất quán: Kiểm tra lại số lượng, quy cách đóng gói, và chứng từ liên quan trước khi giao cho logistics.

4. Đặt booking và giao hàng

• Mô tả công việc:

  • Bộ phận logistics làm việc với hãng tàu hoặc forwarder để đặt lịch tàu và chuẩn bị vận chuyển.
  • Sales theo dõi quá trình vận chuyển và cập nhật thông tin cho khách hàng.

• Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales:

  • Xác nhận lịch tàu: Kiểm tra và phê duyệt lịch booking vận chuyển do logistics đề xuất.
  • Giám sát giao hàng:
    • Đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến cảng đúng lịch trình.
    • Theo dõi các giấy tờ vận chuyển quan trọng như Bill of Lading (B/L) và chứng nhận xuất xứ (CO).
  • Hỗ trợ xử lý sự cố:
    • Làm việc với logistics và nhân viên chứng từ nếu có vấn đề liên quan đến vận chuyển hoặc chứng từ.

5. Hoàn thiện hồ sơ và chăm sóc khách hàng sau giao hàng

• Mô tả công việc:

  • Nhân viên chứng từ hoàn thiện bộ hồ sơ xuất khẩu: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, CO, B/L, v.v.
  • Sales gửi thông tin và theo dõi phản hồi từ khách hàng.

• Nhiệm vụ của Trưởng phòng Sales:

  • Kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo rằng bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, và đúng yêu cầu khách hàng.
  • Đánh giá kết quả:
    • Kiểm tra hiệu quả của quy trình giao hàng.
    • Ghi nhận phản hồi từ khách hàng về chất lượng dịch vụ và hàng hóa.
  • Báo cáo: Tổng hợp kết quả đơn hàng, phản hồi khách hàng và đề xuất cải thiện quy trình cho ban lãnh đạo.