Mục đích:
- Đảm bảo quá trình dẫn khách đi tham quan vùng nguyên liệu được tổ chức hiệu quả, chuyên nghiệp, và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
- Tăng cường sự hiểu biết và niềm tin của khách hàng đối với nguồn gốc, chất lượng nguyên liệu, và quy trình sản xuất của công ty.
- Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa khách hàng và công ty.
2. Quy trình setup khách đi vùng nguyên liệu:
Bước 1: Xác nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng
- Sales hoặc Chăm sóc khách hàng liên hệ với khách để xác nhận yêu cầu tham quan vùng nguyên liệu.
- Xác nhận số lượng khách, ngày và thời gian tham quan.
- Lắng nghe các yêu cầu đặc biệt từ khách hàng (như cần tìm hiểu về quy trình canh tác, bảo vệ thực vật, tiêu chuẩn chất lượng, v.v.).
- Gửi thông tin về chương trình tham quan, lịch trình và các tài liệu liên quan (ví dụ: bản đồ vùng nguyên liệu, thông tin về sản phẩm, v.v.).
Bước 2: Lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi
- Sales/CSKH phối hợp với các bộ phận liên quan để lên kế hoạch chi tiết:
- Lịch trình tham quan (thời gian bắt đầu, kết thúc, các điểm dừng).
- Phương tiện di chuyển (xe, tàu, v.v.) và điều phối phương tiện.
- Địa điểm tham quan và các khu vực cần thiết (vùng nguyên liệu, cơ sở sản xuất, xưởng chế biến, v.v.).
- Thông báo các lưu ý về thời gian, trang phục, ăn uống, và các yêu cầu an toàn trong suốt chuyến đi.
- Đảm bảo có sự chuẩn bị về các trang thiết bị hỗ trợ (tai nghe, mic, máy chiếu nếu cần).
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và các vật dụng cần thiết
- Chuẩn bị các tài liệu cung cấp cho khách hàng trong chuyến tham quan, bao gồm:
- Các tài liệu giới thiệu về vùng nguyên liệu (đặc điểm, quy trình canh tác, cam kết chất lượng…).
- Các tài liệu quảng cáo hoặc brochures về sản phẩm, dịch vụ công ty.
- Quà tặng (nếu có) để khách hàng mang về.
- Các công cụ hỗ trợ thuyết minh cho buổi tham quan (sách, tài liệu hình ảnh, video…).
Bước 4: Thông báo và chuẩn bị đón khách
- Sales/CSKH liên hệ lại với khách để xác nhận chi tiết về chuyến đi:
- Xác nhận lại thời gian và địa điểm tập trung.
- Cung cấp thông tin về hướng dẫn viên, trưởng nhóm đi cùng, và các thông tin cần thiết khác (điểm đón, phương tiện di chuyển, v.v.).
- Đảm bảo rằng mọi yêu cầu và chi tiết về chuyến đi đã được hoàn tất và khách hàng hài lòng.
Bước 5: Tiến hành chuyến tham quan
- Đón khách tại điểm hẹn và di chuyển đến vùng nguyên liệu.
- Hướng dẫn viên hoặc trưởng nhóm sẽ dẫn dắt và thuyết minh về quy trình sản xuất, canh tác nguyên liệu, chất lượng sản phẩm.
- Đảm bảo khách hàng được tham quan, trải nghiệm thực tế, và có cơ hội trao đổi trực tiếp với các chuyên gia (nếu có).
- Chú trọng các yếu tố như: an toàn, môi trường xung quanh, cung cấp thông tin đầy đủ, và trả lời các câu hỏi từ khách.
Bước 6: Kết thúc chuyến tham quan và thu thập phản hồi
- Sau khi kết thúc chuyến tham quan, sales/CSKH sẽ cảm ơn khách hàng và yêu cầu phản hồi về chuyến đi.
- Phản hồi có thể bao gồm:
- Đánh giá về chất lượng vùng nguyên liệu, cơ sở sản xuất.
- Đánh giá về sự chuyên nghiệp của tổ chức, thông tin được cung cấp.
- Các ý kiến đóng góp để cải tiến trong các chuyến tham quan sau.
- Thu thập phản hồi từ khách và báo cáo cho bộ phận liên quan để cải tiến quy trình.
Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau chuyến đi
- Sales/CSKH sẽ gửi thư cảm ơn khách hàng sau chuyến tham quan.
- Nếu có yêu cầu thêm thông tin, sản phẩm hoặc dịch vụ, sales cần chủ động liên hệ và giải đáp.
- Đưa ra các giải pháp chăm sóc khách hàng dài hạn và tư vấn thêm các sản phẩm khác của công ty.
3. Kết quả mong đợi:
- Khách hàng nhận được trải nghiệm tuyệt vời về vùng nguyên liệu và sản phẩm, tăng cường niềm tin vào chất lượng.
- Mối quan hệ với khách hàng được củng cố, tạo điều kiện thuận lợi cho hợp tác lâu dài.
- Tăng trưởng doanh số khi khách hàng hiểu rõ hơn về chất lượng và quy trình sản xuất của công ty.
- Nâng cao uy tín và thương hiệu của công ty trong ngành.
Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
(Ký tên và đóng dấu)