Quy trình phối hợp giữa các bộ phận (Sales, Logistics, Kế Toán, Thu Mua)

1. Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng:

   • Bộ phận Sales:
     • Xác nhận thông tin đơn hàng: Kiểm tra chi tiết đơn hàng, bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng và thanh toán.
     • Tạo hồ sơ khách hàng: Nếu là khách hàng mới, nhập thông tin vào hệ thống quản lý khách hàng (CRM).

2. Lập hợp đồng xuất khẩu:

   • Bộ phận Sales:
     • Soạn thảo hợp đồng: Dựa trên thông tin đã xác nhận, soạn hợp đồng với các điều khoản rõ ràng về sản phẩm, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian giao hàng và phương thức thanh toán.
     • Ký kết hợp đồng: Gửi hợp đồng cho khách hàng để xem xét và ký kết.

3. Chuẩn bị hàng hóa:

   • Bộ phận Thu mua:
     • Đặt hàng với nhà cung cấp: Dựa trên thông tin từ Sales, Thu mua đặt hàng, thương thảo giá cả và điều khoản với nhà cung cấp, đảm bảo nguồn cung cấp phù hợp.
     • Kiểm tra chất lượng hàng hóa: Khi hàng hóa về, Thu mua phối hợp với bộ phận kho để kiểm tra chất lượng và số lượng, đảm bảo đúng yêu cầu.
   • Bộ phận Kho:
     • Lưu trữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng cách, sắp xếp hợp lý và sẵn sàng cho việc xuất kho khi cần thiết.

4. Thủ tục hải quan xuất khẩu:

   • Bộ phận Chứng từ:
     • Khai báo hải quan: Chuẩn bị và nộp các giấy tờ cần thiết như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng nhận xuất xứ (CO), giấy phép xuất khẩu (nếu có).
     • Thanh toán thuế và phí: Thanh toán các khoản thuế xuất khẩu và phí liên quan theo quy định.
   • Bộ phận Logistics:
     • Lên kế hoạch vận chuyển: Dựa trên thông tin từ Sales và CSKH, Logistics lập kế hoạch vận chuyển, bao gồm phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng và chi phí.
     • Quản lý kho bãi: Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ đúng cách, sắp xếp hợp lý và sẵn sàng cho việc xuất kho khi cần thiết.

5. Vận chuyển và giao hàng:

   • Bộ phận Logistics:
     • Đặt chỗ vận chuyển: Liên hệ với hãng tàu hoặc công ty vận chuyển để đặt chỗ cho hàng hóa.
     • Vận chuyển đến cảng: Vận chuyển hàng hóa từ kho đến cảng xuất khẩu.
     • Giao hàng cho hãng vận chuyển: Giao hàng cho hãng tàu hoặc công ty vận chuyển để xuất khẩu.
   • Bộ phận Giao vận:
     • Theo dõi giao hàng: Giám sát quá trình giao hàng, đảm bảo hàng hóa đến đúng địa điểm và thời gian theo thỏa thuận.

6. Thanh toán và hoàn tất thủ tục:

   • Bộ phận Kế toán:
     • Lập hóa đơn: Dựa trên hợp đồng và báo giá, Kế toán lập hóa đơn cho khách hàng, bao gồm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả và thuế.
     • Theo dõi công nợ: Giám sát tình hình thanh toán của khách hàng, đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn.
     • Thanh toán cho nhà cung cấp: Dựa trên hợp đồng và hóa đơn từ Thu mua, Kế toán thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo điều khoản đã thỏa thuận.

7. Hậu cần và dịch vụ sau bán hàng:

   • Bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH):
     • Theo dõi lô hàng: Cung cấp thông tin theo dõi cho khách hàng để họ biết tình trạng lô hàng.
     • Hỗ trợ khách hàng: Giải quyết các vấn đề phát sinh sau khi hàng hóa đã được giao, bao gồm khiếu nại về chất lượng, số lượng hoặc thời gian giao hàng.

Lưu ý chung:

• Giao tiếp hiệu quả: Các bộ phận cần duy trì liên lạc thường xuyên, chia sẻ thông tin kịp thời để tránh sai sót và chậm trễ.
• Sử dụng hệ thống quản lý tích hợp: Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp (ERP) để theo dõi và quản lý thông tin đơn hàng, kho bãi, tài chính và công nợ một cách hiệu quả.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên hiểu rõ quy trình và trách nhiệm của mình, nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của khách hàng.