1. Xác nhận báo giá.
- Khách hàng xác nhận đồng ý với báo giá đã gửi.
2. Lập form PI (Proforma Invoice).
- Phòng kinh doanh lập form PI theo mẫu chuẩn của công ty.
3. Liên hệ xin mẫu.
- Gửi yêu cầu lên Trưởng bộ phận để xin mẫu form đã được phê duyệt (nếu chưa có).
4. Xét duyệt từ Trưởng bộ phận.
- Trưởng bộ phận kiểm tra thông tin trong PI, ký tên xác nhận.
5. Trình ký Giám đốc.
- Trình PI lên Giám đốc để kiểm tra và ký tên.
6. Gửi PI cho khách.
- Gửi bản scan PI qua email cho khách hàng, yêu cầu khách ký xác nhận và gửi lại trong thời gian quy định.
Theo dõi và Thúc đẩy Thanh toán.
7. Chờ thanh toán.
- Theo dõi phản hồi từ khách sau khi gửi PI.
8. Push thanh toán.
- Nếu chưa nhận được thanh toán trong thời hạn quy định, chủ động liên hệ khách để nhắc nhở.
9. Theo dõi tiến độ thanh toán.
- Xác nhận khi nhận được thanh toán, cập nhật thông tin vào hệ thống.
Báo cáo và Giữ Giá.
10. Thông báo giá.
- Báo giá sản phẩm và giá cước vận chuyển cho các bộ phận liên quan (Thu mua và Trưởng bộ phận) để giữ giá trong thời gian chờ thanh toán.
Ký kết Hợp đồng.
11. Lập form hợp đồng.
- Sau khi khách thanh toán hoặc ký PI, lập hợp đồng chính thức theo yêu cầu.
12. Liên hệ xin mẫu hợp đồng.
- Gửi yêu cầu Trưởng bộ phận để lấy mẫu hợp đồng chuẩn (nếu cần).
13. Xét duyệt hợp đồng.
- Trưởng bộ phận kiểm tra hợp đồng và ký tên xác nhận.
14. Trình ký Giám đốc.
- Trình hợp đồng lên Giám đốc ký duyệt.
15. Gửi hợp đồng cho khách.
- Gửi bản scan hợp đồng đã ký cho khách xem, ký tên và gửi lại bản scan.
Hoàn tất.
- Lưu trữ các tài liệu đã ký kết trong hệ thống.
- Tiến hành các bước tiếp theo (sản xuất, giao hàng, xuất khẩu...).
Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong giao dịch kinh doanh.