1. Mục đích:
- Đảm bảo việc gửi mẫu cà phê đến khách hàng quốc tế qua dịch vụ chuyển phát nhanh (DHL, FedEx) được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
- Tạo ấn tượng tốt và hỗ trợ khách hàng trong quá trình đánh giá sản phẩm mẫu.
- Xác định rõ trách nhiệm của công ty và khách hàng đối với chi phí vận chuyển và mẫu chào.
2. Quy trình gửi mẫu chào qua DHL, FedEx:
Bước 1: Xác nhận yêu cầu gửi mẫu
- Sales hoặc CSKH nhận yêu cầu từ khách hàng về mẫu sản phẩm (cà phê) cần gửi.
- Xác nhận các thông tin cơ bản với khách hàng:
- Tên khách hàng, địa chỉ giao nhận, số điện thoại liên hệ.
- Số lượng mẫu cần gửi.
- Thông tin về yêu cầu đặc biệt (ví dụ: yêu cầu đóng gói đặc biệt, tài liệu đi kèm).
Bước 2: Chuẩn bị mẫu cà phê
- Bộ phận kho chuẩn bị mẫu cà phê, đóng gói đúng quy cách, bao gồm:
- Đảm bảo mẫu cà phê được đóng gói kín đáo, bảo vệ chất lượng sản phẩm.
- Đính kèm tài liệu cần thiết (thông tin sản phẩm, chứng nhận chất lượng, tem nhãn, hướng dẫn sử dụng nếu cần).
- Sales/CSKH kiểm tra lại mẫu trước khi gửi, đảm bảo đúng yêu cầu của khách.
Bước 3: Liên hệ với dịch vụ chuyển phát nhanh
- Sales/CSKH liên hệ với các dịch vụ chuyển phát nhanh (DHL, FedEx) để sắp xếp việc gửi mẫu:
- Cung cấp thông tin về mẫu cà phê, bao gồm số lượng, trọng lượng, kích thước, và địa chỉ nhận.
- Yêu cầu vận chuyển nhanh chóng, thông báo rõ về các yêu cầu hải quan và chứng từ nếu có.
- Xác định cước phí vận chuyển và lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp (khách hàng sẽ chịu phí cước).
- Sales/CSKH sẽ chọn dịch vụ bảo hiểm nếu cần thiết (tuỳ theo giá trị mẫu gửi).
Bước 4: Gửi mẫu qua DHL hoặc FedEx
- Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị mẫu và thanh toán phí gửi hàng, Sales/CSKH sẽ gửi mẫu cà phê qua dịch vụ chuyển phát nhanh (DHL, FedEx).
- Cung cấp cho khách hàng số theo dõi (tracking number) để khách có thể theo dõi tình trạng vận chuyển.
- Gửi thông báo cho khách hàng về việc đã gửi mẫu và cung cấp thông tin cần thiết để theo dõi.
Bước 5: Xác nhận việc nhận mẫu
- Sau khi mẫu được gửi đi, Sales/CSKH sẽ theo dõi quá trình giao hàng và thông báo cho khách hàng khi mẫu đến nơi.
- Liên hệ với khách hàng để xác nhận mẫu đã được nhận và thu thập phản hồi về chất lượng mẫu cà phê.
- Xử lý bất kỳ vấn đề phát sinh (nếu có) liên quan đến vận chuyển hoặc sản phẩm.
Bước 6: Quản lý chi phí và hoàn tất thủ tục
- Sales/CSKH thông báo rõ cho khách hàng rằng tiền mẫu sẽ miễn phí, nhưng tiền cước vận chuyển sẽ do khách hàng chịu.
- Lập phiếu thu hoặc yêu cầu thanh toán phí cước vận chuyển từ khách hàng.
- Sales/CSKH cập nhật thông tin về việc gửi mẫu vào hệ thống CRM và lưu trữ tất cả các tài liệu, hoá đơn liên quan đến chi phí gửi mẫu.
3. Kết quả mong đợi:
- Khách hàng nhận mẫu sản phẩm cà phê đúng thời gian và yêu cầu, tạo ấn tượng tích cực.
- Quá trình gửi mẫu diễn ra thuận lợi, đúng yêu cầu, không có sự cố về vận chuyển.
- Khách hàng hài lòng với chất lượng sản phẩm và dịch vụ gửi mẫu, hỗ trợ việc hợp tác lâu dài.
- Tăng cơ hội bán hàng khi khách hàng nhận mẫu và quyết định đặt hàng chính thức.
Hồ Chí Minh, ngày [ngày/tháng/năm]
(Ký tên và đóng dấu)