Bước 1: Xác định yêu cầu tiếp khách
- Sales hoặc Chăm sóc khách hàng (CSKH) xác nhận thông tin về khách mời:
- Tên khách hàng, số lượng người.
- Thời gian và địa điểm đón (sân bay, khách sạn, văn phòng công ty, v.v.).
- Thời gian khách đến hoặc cần được rước.
- Yêu cầu về loại xe (xe 4 chỗ, 7 chỗ, xe limousine, xe tải nếu có nhu cầu chở hàng hóa, v.v.).
- Các yêu cầu đặc biệt (ví dụ: xe cần có ghế ngồi đặc biệt, điều hòa, Wi-Fi, v.v.).
Bước 2: Đặt xe với đối tác vận chuyển
- CSKH hoặc Trưởng bộ phận liên hệ với đối tác vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ xe (công ty taxi, dịch vụ cho thuê xe, xe công ty…) để đặt xe.
- Cung cấp thông tin chi tiết về yêu cầu của khách (địa điểm đón, loại xe, số lượng người, v.v.).
- Xác nhận thời gian và phương tiện vận chuyển.
- Nếu sử dụng xe công ty, lập yêu cầu cho bộ phận vận hành xe.
Bước 3: Xác nhận thông tin với khách hàng
- Sales/CSKH xác nhận lại thông tin với khách hàng:
- Thời gian đón và địa điểm đón chính xác.
- Phương tiện và tài xế sẽ đón khách.
- Các thông tin liên quan khác (ví dụ: biển số xe, số điện thoại tài xế).
- Thông báo cho khách biết rằng xe đã được chuẩn bị và sẵn sàng đón đúng giờ.
Bước 4: Thực hiện công tác chuẩn bị trước khi đón khách
- CSKH hoặc Trưởng bộ phận kiểm tra lại các thông tin quan trọng như:
- Lộ trình di chuyển và phương tiện giao thông (tránh các giờ cao điểm).
- Thông tin liên hệ với tài xế và xe đã được chuẩn bị đầy đủ.
- Nếu xe từ công ty, tài xế nhận chỉ dẫn và kiểm tra các yêu cầu về xe trước khi đón khách.
- Cung cấp số điện thoại của tài xế cho khách nếu cần thiết để tiện liên lạc.
Bước 5: Đón khách và thông báo
- Tài xế đến đúng thời gian và địa điểm đã xác định, chờ khách ở điểm đón.
- CSKH hoặc Sales gọi điện thoại cho khách để xác nhận lại thông tin và đảm bảo khách đã lên xe an toàn.
- Tài xế di chuyển và thông báo kịp thời nếu có thay đổi trong lịch trình (nếu có sự cố về giao thông hoặc vấn đề phát sinh).
Bước 6: Theo dõi và hỗ trợ trong suốt chuyến đi
- CSKH hoặc Sales theo dõi quá trình di chuyển của khách và sẵn sàng hỗ trợ nếu có yêu cầu hoặc thay đổi.
- Đảm bảo khách hàng đến điểm đón, văn phòng, hoặc khách sạn đúng giờ.
Bước 7: Xác nhận hoàn tất chuyến đi
- CSKH hoặc Sales liên hệ lại với khách hàng khi đã đến nơi để xác nhận chuyến đi đã kết thúc tốt đẹp.
- Gửi lời cảm ơn và hỏi thăm về sự hài lòng của khách hàng.
- Ghi nhận phản hồi để cải thiện chất lượng dịch vụ cho lần sau.
3. Kết quả mong đợi:
- Khách hàng được đón tiếp một cách chu đáo và đúng giờ, tạo ấn tượng tốt.
- Quá trình tiếp đón khách hàng diễn ra suôn sẻ, không có sự cố ngoài ý muốn.
- Cải thiện chất lượng dịch vụ, tăng cường sự chuyên nghiệp và mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng xuất khẩu.
- Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên liên quan.