I. Ma Trận 4 Nhóm Công Việc
| Nhóm | Mức Độ Quan Trọng và Khẩn Cấp | Hành Động | Ví Dụ Công Việc |
|---|---|---|---|
| Nhóm 1: Quan trọng & Khẩn cấp | Công việc quan trọng và cần làm ngay. | Làm ngay lập tức. | - Chốt đơn hàng lớn từ khách hàng. - Giải quyết vấn đề vận chuyển bị chậm. |
| Nhóm 2: Quan trọng & Không khẩn cấp | Công việc quan trọng, nhưng không cần làm ngay. | Lên kế hoạch và thực hiện sau. | - Phát triển chiến lược Marketing. - Đào tạo nhân viên mới. |
| Nhóm 3: Không quan trọng & Khẩn cấp | Công việc không quan trọng, nhưng cần làm ngay. | Giao việc hoặc làm nhanh gọn. | - Trả lời email khách hàng thông thường. - Gửi báo cáo hàng ngày. |
| Nhóm 4: Không quan trọng & Không khẩn cấp | Công việc ít quan trọng và không cần làm ngay. | Loại bỏ hoặc làm khi rảnh. | - Duyệt nội dung không quan trọng. - Tìm kiếm thông tin không liên quan ngay. |
II. Cách Áp Dụng Ma Trận 4 Nhóm Vào Công Ty
-
Phân loại công việc:
- Lập danh sách tất cả công việc cần làm trong tuần hoặc tháng.
- Xác định công việc dựa trên 2 tiêu chí:
- Quan trọng: Gắn với mục tiêu và kết quả của công ty.
- Khẩn cấp: Cần hoàn thành trong thời gian ngắn.
-
Chia công việc vào 4 nhóm:
- Nhóm 1: Quan trọng & Khẩn cấp → Phân cho nhân viên chủ chốt hoặc tự thực hiện ngay.
- Nhóm 2: Quan trọng & Không khẩn cấp → Lên kế hoạch cụ thể và giao cho nhóm phù hợp.
- Nhóm 3: Không quan trọng & Khẩn cấp → Giao việc cho nhân viên phụ trách hoặc trợ lý.
- Nhóm 4: Không quan trọng & Không khẩn cấp → Xem xét loại bỏ hoặc thực hiện khi có thời gian.
IV. Lợi Ích Của Việc Chia 4 Nhóm Công Việc
- Tập trung vào các công việc quan trọng, mang lại giá trị cao.
- Giảm căng thẳng vì biết ưu tiên công việc cần làm trước.
- Tăng năng suất bằng cách giao việc phù hợp với từng nhóm nhân viên.
- Tiết kiệm thời gian và tránh lãng phí vào các công việc không quan trọng.