Hướng dẫn tạo báo giá cho khách hàng trong hệ thống CRM

Mục tiêu: Tạo một báo giá (Quotation) chuyên nghiệp cho khách hàng trực tiếp từ hệ thống, bao gồm sản phẩm/dịch vụ, chính sách giá và các điều kiện bán hàng.

1. Truy cập module Báo giá (Quotations):

1. Vào Dashboard:

   • Từ menu chính, chọn Sales → Quotations (Báo giá).

2. Nhấn Add New Quotation:

   • Chọn nút Add Quotation để bắt đầu tạo báo giá mới.

2. Điền thông tin báo giá:

1. Thông tin khách hàng:

   • Client: Chọn khách hàng từ danh sách. Nếu khách hàng chưa có trong hệ thống:
     • Nhấn Add New Client và điền các thông tin: Tên, email, số điện thoại, địa chỉ, mã số thuế (nếu cần).
   • Quotation Date: Ngày phát hành báo giá.
   • Expiry Date: Hạn sử dụng của báo giá (ví dụ: 7-14 ngày từ ngày phát hành).

2. Thêm sản phẩm/dịch vụ:

   • Trong phần Items, nhấn Add Item để thêm các mặt hàng:
     • Item Name: Tên sản phẩm hoặc dịch vụ (ví dụ: "Cà phê Robusta nhân xanh").
     • Description: Mô tả chi tiết sản phẩm (nếu cần).
     • Quantity: Số lượng (ví dụ: 10 tấn).
     • Rate: Giá đơn vị.
     • Tax: Chọn thuế áp dụng (VAT, nếu có).
     • Discount: Thêm giảm giá theo % hoặc số tiền cố định (nếu áp dụng).

3. Tính tổng giá trị:

   • Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng giá trị báo giá dựa trên số lượng, giá, thuế và chiết khấu.

3. Tùy chỉnh điều kiện báo giá:

1. Terms and Conditions (Điều khoản và điều kiện):

   • Thêm các điều khoản thanh toán, giao hàng, và chính sách hoàn trả, ví dụ:
     • "Thanh toán 50% trước khi giao hàng, 50% sau khi nhận hàng."
     • "Thời gian giao hàng dự kiến: 10-15 ngày sau khi đặt cọc."

2. Attachments (Đính kèm tài liệu):

   • Đính kèm thêm tài liệu nếu cần (ví dụ: Hợp đồng mẫu, bảng thông số kỹ thuật, giấy chứng nhận chất lượng).

4. Gửi báo giá cho khách hàng:

1. Xem trước báo giá:

   • Nhấn Preview để kiểm tra lại nội dung trước khi gửi.

2. Gửi qua email:

   • Nhấn Send Quotation:
     • Chọn email của khách hàng.
     • Nội dung email có thể tùy chỉnh (bao gồm lời chào, hướng dẫn phản hồi).

3. In và lưu báo giá:

   • Nhấn Download PDF nếu cần in hoặc gửi bản cứng.