Cách tạo công việc thực hiện cho bản thân

Hướng dẫn quản lý phân công việc cho trưởng bộ phận qua hệ thống CRM:

1. Tạo nhóm làm việc (Teams):

1. Tạo nhóm:

   • Vào mục quản lý nhân sự và tạo nhóm cho từng bộ phận:
     • Ví dụ: "Bộ phận Xuất Khẩu", "Bộ phận Nhập Khẩu", "Kinh Doanh Nội Địa".
     • Chọn trưởng bộ phận làm người quản lý nhóm.
   • Thêm các thành viên phù hợp vào từng nhóm.

2. Phân loại công việc:

   • Tạo các dự án tương ứng với từng nhóm hoặc kênh kinh doanh:
     • Ví dụ: "Dự án Xuất Khẩu Robusta", "Nhập khẩu Nông sản từ Ấn Độ".
   • Gắn các thành viên trong nhóm liên quan vào từng dự án để họ có quyền truy cập.

3. Tích hợp với lịch làm việc:

   • Kích hoạt lịch làm việc để trưởng bộ phận dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ chung và phân công lịch làm việc hợp lý.

2. Phân công công việc cụ thể:

1. Tạo nhiệm vụ (Tasks):

   • Vào module quản lý nhiệm vụ, chọn "Thêm Nhiệm Vụ".
   • Điền thông tin:
     • Tên nhiệm vụ: Ví dụ "Liên hệ khách hàng mới ở Cambodia".
     • Mô tả công việc: Chi tiết yêu cầu và mục tiêu cụ thể.
     • Người thực hiện: Chọn nhân viên hoặc nhóm phụ trách.
     • Thời gian thực hiện: Xác định thời gian bắt đầu và kết thúc.
     • Ưu tiên: Đánh dấu Cao/Trung Bình/Thấp.
     • Liên quan đến khách hàng/dự án: Gắn với khách hàng hoặc dự án phù hợp.
     • Tệp đính kèm: Đính kèm các tài liệu liên quan nếu cần.

2. Lịch nhắc nhở:

   • Thiết lập nhắc nhở qua email hoặc thông báo trên hệ thống trước hạn chót.
   • Lên lịch kiểm tra định kỳ để cập nhật tiến độ.

3. Theo dõi tiến độ:

1. Trạng thái công việc:

   • Trạng thái công việc được cập nhật trực tiếp:
     • Pending: Chờ thực hiện.
     • In Progress: Đang xử lý.
     • Review: Đang kiểm tra.
     • Completed: Đã hoàn thành.

2. Ghi chú và vấn đề phát sinh:

   • Nhân viên hoặc trưởng bộ phận có thể ghi chú trong phần nhận xét của từng nhiệm vụ.
   • Theo dõi các vấn đề phát sinh và cập nhật kết quả.

3. Theo dõi thời gian thực hiện:

   • Ghi nhận thời gian thực hiện từng nhiệm vụ để đánh giá hiệu quả.

4. Báo cáo và đánh giá:

1. Báo cáo công việc:

   • Sử dụng báo cáo tiến độ nhiệm vụ hoặc dự án:
     • Xem tổng quan trạng thái công việc: Hoàn thành, Đang thực hiện, Trễ hạn.
     • Theo dõi hiệu suất của từng nhân viên (số nhiệm vụ hoàn thành, chất lượng công việc).

2. Đánh giá hiệu quả:

   • Đánh giá hiệu suất qua các chỉ số KPI:
     • Số nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.
     • Mức độ hiệu quả trong giải quyết vấn đề.

3. Phân bổ lại công việc:

   • Nếu nhân viên quá tải, trưởng bộ phận có thể thay đổi người phụ trách hoặc chia nhỏ nhiệm vụ.

5. Gợi ý mẫu phân công công việc: