Hướng dẫn nhập liệu khách hàng tìm năng

Mục tiêu: Quản lý khách hàng tiềm năng một cách khoa học, giúp theo dõi và chuyển đổi họ thành khách hàng chính thức.

1. Truy cập Module Leads (Khách hàng tiềm năng):

1. Từ menu chính:

   • Chọn Sales → Leads.

2. Xem danh sách Leads:

   • Giao diện hiển thị danh sách tất cả các khách hàng tiềm năng đã nhập liệu.

2. Thêm khách hàng tiềm năng mới:

1. Nhấn Add New Lead (Thêm Lead mới):

   • Nhấn nút Add Lead để tạo mới.

2. Điền thông tin chi tiết:

   • Name (Tên khách hàng): Nhập tên khách hàng hoặc doanh nghiệp.
   • Company (Công ty): Nếu khách hàng là doanh nghiệp, nhập tên công ty.
   • Email: Địa chỉ email của khách hàng.
   • Phone (Số điện thoại): Số điện thoại liên lạc.
   • Source (Nguồn):
     • Chọn nguồn khách hàng tiềm năng (ví dụ: Website, Hội chợ, Mạng xã hội).
   • Assigned to (Người phụ trách):
     • Gán khách hàng này cho một nhân viên hoặc trưởng nhóm cụ thể.
   • Status (Trạng thái):
     • Pending: Chưa được tiếp cận.
     • In Contact: Đang liên hệ.
     • Converted: Đã chuyển đổi thành khách hàng chính thức.
   • Tags (Thẻ):
     • Thêm từ khóa để tìm kiếm nhanh (ví dụ: "Nông sản", "Xuất khẩu").
   • Address (Địa chỉ):
     • Địa chỉ chi tiết của khách hàng hoặc công ty.

3. Ghi chú (Notes):

   • Thêm các thông tin bổ sung như yêu cầu cụ thể, lịch sử giao tiếp.

4. Lưu thông tin:

   • Nhấn Save để lưu khách hàng tiềm năng vào hệ thống.

3. Theo dõi và quản lý Lead:

1. Thay đổi trạng thái Lead:

   • Nhấn vào Lead trong danh sách → Chỉnh sửa trạng thái khi tiến độ thay đổi:
     • Pending: Chưa tiếp cận.
     • In Progress: Đang đàm phán.
     • Converted: Đã chuyển đổi thành khách hàng chính thức.
     • Lost: Khách hàng không tiềm năng.

2. Thêm hoạt động giao tiếp:

   • Trong Lead, nhấn Add Activity để thêm:
     • Cuộc gọi.
     • Email đã gửi.
     • Cuộc hẹn gặp khách hàng.

3. Ghi chú chi tiết:

   • Thêm thông tin quan trọng qua mục Notes để dễ dàng theo dõi.

4. Chuyển đổi Lead thành khách hàng chính thức:

1. Chọn Lead cần chuyển đổi:

   • Trong danh sách Lead, nhấn vào Lead bạn muốn chuyển đổi.

2. Nhấn Convert to Customer (Chuyển đổi thành khách hàng):

   • Xác nhận thông tin khách hàng.
   • Tất cả dữ liệu của Lead sẽ được tự động chuyển sang hồ sơ khách hàng trong module Clients (Khách hàng).

3. Kiểm tra thông tin:

   • Vào module Clients để xem thông tin khách hàng đã được chuyển đổi.

5. Báo cáo và đánh giá Lead:

1. Xem trạng thái Lead:

   • Trong module Leads, sử dụng bộ lọc (Filter) để xem:
     • Số lượng Lead theo trạng thái.
     • Nguồn khách hàng tiềm năng nào hiệu quả nhất.

2. Xuất báo cáo:

   • Nhấn Export để lưu danh sách Lead thành file Excel hoặc PDF.

6. Mẹo quản lý Lead hiệu quả:

• Gắn thẻ (Tags): Dùng các thẻ để phân nhóm khách hàng tiềm năng (ví dụ: "Xuất khẩu", "Nhập khẩu", "Robusta").
• Tự động nhắc nhở: Đặt lời nhắc (Reminder) cho các Lead quan trọng.
• Theo dõi tiến độ: Sử dụng báo cáo để biết tỷ lệ chuyển đổi Lead và tối ưu hóa quy trình chăm sóc khách hàng.