DOCUMENTS. Bộ chứng từ chuẩn mực trong xuất nhập khẩu

DOCUMENTS. Bộ chứng từ chuẩn mực trong xuất nhập khẩu

• INV (COMMERCIAL INVOICE) – Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của nghiệp vụ thanh toán nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa... Trị giá của hóa đơn có thể không giống trị giá của hợp đồng do việc giao hàng từng phần (mỗi lần giao hàng phát hành 1 hóa đơn) hoặc giao hàng có dung sai (cho phép giao nhiều hơn hoặt ít hơn số lượng quy định ban đầu).

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Người xuất khẩu
2. Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 3 bản gốc

Điều18: Hóa đơn thương mại 

1. Hóa đơn thương mại: 
2. Phải thể hiện là do người thu hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại Điều 38); ii. Phải đứng tên người yêu cầu(trừ khi áp dụng Điều 38g); 

iii. Phải ghi bằng loại tiền của tín dụng; và 

1. Không cần phải kí. 
2. Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định, một ngân hàng xác nhận, nếu có, hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một hóa đơn thương mại phát hành có số tiền vượt quá số tiền được phép của tín dụng, và quyết định của nó sẽ ràng buộc tất cả các bên, miễn là ngân hàng đó chưa thanh toán hoặc thương lượng thanh toán cho số tiền vượt quá số tiền cho phép của tín dụng. 
3. Mô tả hàng hóa, dịch vụ hoặc thực hiện trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong tín dụng. 

• P/L (PACKING LIST) – Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container,…). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa với nội dung bao gồm: Tên người bán và người mua, tên hàng, số hiệu hợp đồng, số L/C, tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ, số thứ tự của kiện hàng, trọng lượng hàng hóa đó, thể tích của kiện hàng, số lượng container và số container,…

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Người xuất khẩu
2. Thời điểm phát hành: Sau khi ký hợp đồng đến trước khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 3 bản gốc

• B/L (BILL OF LADING & AIRWAY BILL) – Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu và làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Vận đơn đường biển cho biết những thông tin quan trọng về lô hàng, ngày hàng được bốc lên tàu và thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại cảng đến…

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Người vận tải (Hãng vẫn tải) hoặc Người giao nhận (Forwarder)
2. Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 3 bản gốc/ 3 bản copy

Điều 20: Vận đơn đường biển. 

1. Một vận đơn đường biển, dù được gọi như thế nào, phải: 
2. Chỉ rõ tên của người chuyên chở và đã được ký bởi:  

* người chuyên chở hoặc đại lý được chỉ định cho hoặc thay mặt người chuyên chở, hoặc 

* thuyền trưởng hoặc đại lý được chỉ định cho hoặc thay mặt thuyền trưởng. 

Các chữ ký của người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý phải phân biệt được đó là chữ ký của người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý.  

Các chữ ký của đại lý phải ghi rõ hoặc là đại lý đã ký thay cho hoặc đại diện cho người chuyên chở hoặc thay cho hoặc đại diện cho thuyền trưởng.

1. Chỉ rõ hàng hóa đã được xếp lên một con tàu chỉ định tại cảng giao hàng quy định trong tín dụng, bằng: 

* cụm từ in sẵn, hoặc 

* một ghi chú là hàng đã được xếp lên tàu, có ghi ngày xếp hàng lên tàu. 

Ngày phát hành vận đơn sẽ được coi như là ngày giao hàng, trừ khi trên vận đơn có ghi chú hàng đã xếp trên tàu có ghi ngày giao hàng, trong trường hợp này, ngày đã ghi trong ghi chú xếp hàng sẽ được coi là ngày giao hàng. 

Nếu vận đơn có ghi “con tàu dự định” hoặc tương tự liên quan đến tên tàu, thì việc ghi chú hàng đã xếp lên tàu, ghi rõ ngày giao hàng và tên của con tàu thực tế là cần thiết. 

iii. Chỉ rõ chuyến hàng được giao từ cảng xếp hàng tới cảng dỡ hàng quy định trong tín dụng 

Nếu vận đơn không chỉ rõ cảng xếp hàng quy định trong tín dụng như là cảng xếp hàng hoặc nếu vận đơn có ghi từ “dự định” hoặc tương tự có liên quan đến cảng xếp hàng, thì việc ghi chú hàng đã xếp lên tàu có ghi cảng xếp hàng như quy định trong tín dụng, ngày giao hàng và tên của con tàu là cần thiết. Điều quy định này áp dụng ngay cả khi việc xếp hàng lên tàu hoặc giao hàng lên một con tàu chỉ định đã được ghi rõ bằng từ in sẵn trên vận đơn.

1. Là bản vận đơn gốc duy nhất hoặc nếu phát hành hơn một bản gốc là trọn bộ bản gốc như thể hiện trên vận đơn. 
2. Chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở hoặc có dẫn chiếu các nguồn khác chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở (Vận đơn rút gọn hoặc trắng lưng). Nội dung các điều kiện và điều khoản chuyên chở sẽ không được xem xét.
3. Không thể hiện là phụ thuộc vào hợp đồng thuê tàu. 

Nhằm mục đích của điều khỏan này, chuyển tải có nghĩa là dỡ hàng xuống từ con tàu này và lại xếp hàng lên con tàu khác trong quá trình vận chuyển từ cảng xếp hàng tới cảng dỡ hàng quy định trong tín dụng 

c.

1. Một vận đơn có thể ghi hàng hóa sẽ hoặc có thể chuyển tải miễn là toàn bộ hành trình vận chuyển chỉ sử dụng một và cùng một vận đơn. 
2. Một vận đơn ghi việc chuyển tải sẽ hoặc có thể xảy ra là có thể chấp nhận, ngay cả khi tín dụng cấm chuyển tải, nếu hàng hóa được giao bằng container, xe móoc, hoặc xà lan tàu LASH ghi trên vận đơn. 
3. Các điều khoản trong vận đơn quy định rằng người chuyên chở dành quyền chuyển tải sẽ không được xem xét.

• AWB (AIRWAY BILL) – Vận đơn hàng không

Vận đơn hàng không là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng để làm cơ sở xác định việc giao hàng của người xuất khẩu và làm căn cứ thanh toán của người nhập khẩu. Vận đơn hàng không cho biết những thông tin quan trọng về lô hàng, ngày chuyến bay khởi hành và thông tin liên hệ để giải phóng hàng tại sân bay đến…

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Người vận tải (Hãng vẫn tải) hoặc Người giao nhận (Forwarder)
2. Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 3 bản gốc/ nhiều bản copy

Điều 23: Chứng từ vận tải hàng không 

1. Một chứng từ vận tải hàng không, dù cho gọi tên như thế nào, phải: 
2. Chỉ rõ tên của người chuyên chở và được ký bởi: 

* người chuyên chở, hoặc 

* một đại lý được chỉ định cho hoặc thay mặt người chuyên chở. 

Các chữ ký của người chuyên chở hoặc đại lý phải phân biệt được đó là chữ ký của người chuyên chở hoặc đại lý. 

Chữ ký của đại lý phải thể hiện là đại lý đã ký thay mặt cho hoặc đại diện cho người chuyên chở.

1. Chỉ rõ rằng hàng hóa đã được nhận để chở. 

iii. Chỉ rõ ngày phát hành . Ngày này sẽ được coi là ngày giao hàng, trừ khi chứng từ vận tải hàng không có ghi chú cụ thể về ngày giao hàng thực tế, trong trường hợp đó, ngày ghi trong ghi chú đó sẽ được coi là ngày giao hàng. 

Bất cứ thông tin nào khác trên chứng từ vận tải hàng không có liên quan đến ngày và số chuyến bay sẽ không được xem xét để xác định ngày giao hàng. 

1. Chỉ rõ sân bay khởi hành và sân bay đến quy định trong tín dụng 
2. Là bản gốc dành cho người gửi hàng hoặc người giao hàng, cho dù tín dụng quy định một bộ đầy đủ bản gốc. 
3. Chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở hoặc có dẫn chiếu đến các nguồn khác chứa đựng các điều kiện và điều khoản chuyên chở. Nội dung các điều kiện và điều khoản chuyên chở sẽ không được xem xét.
4. Nhằm mục đích của điều khỏan này, chuyển tải có nghĩa là dỡ hàng xuống từ máy bay này và lại xếp hàng lên máy bay khác trong một hành trình vận chuyển từ sân bay khởi hành tới sân bay đến quy định trong tín dụng: 

c.

1. Chứng từ vận tải hàng không có thể quy định rằng hàng hóa sẽ hoặc có thể được chuyển tải, miễn là toàn bộ hành trình vận chuyển một và cùng một chứng từ vận tải hàng không. 
2. Một chứng từ vận tải hàng không quy định rằng chuyển tải sẽ hoặc có thể xảy ra là có thể chấp nhận, ngay cả khi tín dụng không cho phép chuyển tải.

• C/O (CERTIFICATE OF ORIGIN) – Giấy chứng nhận xuất xứ

Là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. C/O thể hiện được nội dung xuất xứ của hàng hóa, xuất xứ đó phải được xác định theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể.

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu 
2. Thời điểm phát hành: Sau khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 1 bản gốc/ 2 bản copy

• C/Q (CERTIFICATE OF QUALITY) – Giấy chứng nhận chất lượng

Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận chất lượng có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hóa, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Nhà sản xuất hoặc Cơ quan kiểm định chất lượng 
2. Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng hoặc khi hàng đến
3. Số bản thường phát hành: 1 bản gốc/ 2 bản copy

• INSURANCE  POLICY/ CERTIFICATE – Chứng từ bảo hiểm

Là chứng từ chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm và sẽ được bồi thường khi có tổn thất xảy ra. Tùy thuộc vào cách thức mua bảo hiểm mà chứng từ bảo hiểm có thể gặp gồm 2 loại: Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) và Đơn bảo hiểm (Insurance Policy).

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Công ty bảo hiểm 
2. Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng 
3. Số bản thường phát hành: 1 hoặc nhiều bản gốc/ 2 bản copy 

Điều 28: Chứng từ bảo hiểm và bảo hiểm 

1. Chứng từ bảo hiểm, chẳng hạn như đơn bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm, hoặc tờ khai theo hợp đồng bảo hiểm bao, phải thể hiện là do một công ty bảo hiểm, người bảo hiểm hoặc đại lý hoặc người được ủy quyền của họ ký và phát hành. 

Chữ ký của đại lý hoặc của người được ủy quyền phải chỉ rõ là đại lý hoặc người được ủy quyền đã ký thay hoặc là đại diện cho công ty bảo hiểm hoặc người bảo hiểm. 

1. Nếu chứng từ bảo hiểm ghi rõ là đã được phát hành nhiều hơn một bản gốc, thì tất cả bản gốc phải được xuất trình. 
2. Phiếu bảo hiểm tạm thời sẽ không được chấp nhận. 
3. Đơn bảo hiểm được chấp nhận thay cho chứng nhận bảo hiểm hoặc tờ khai theo hợp đồng bảo hiểm bao. 
4. Ngày của chứng từ bảo hiểm không được muộn hơn ngày giao hàng, trừ khi trên chứng từ bảo hiểm thể hiện là bảo hiểm có hiệu lực từ một ngày không chậm hơn ngày giao hàng.

f.

1. Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ số tiền bảo hiểm và cùng loại tiền của tín dụng. 
2. Một yêu cầu của tín dụng đối với mức bảo hiểm là theo tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng hóa, của trị giá hóa đơn hoặc tương tự sẽ được coi là số tiền được bảo hiểm tối thiểu. 

Nếu không có quy định trong tín dụng về mức bảo hiểm, thì số tiền bảo hiểm ít nhất phải bằng 110% của giá CIF hoặc CIP của hàng hóa. 

Khi trị giá CIF hoặc CIP không thể xác định được từ chứng từ, thì số tiền bảo hiểm phải được tính toán dựa trên cơ sở của số tiền thanh toán hoặc thương lượng thanh toán hoặc tổng giá trị hàng hóa ghi trên hóa đơn, tùy theo số tiền nào lớn hơn. 

iii. Chứng từ bảo hiểm phải ghi rõ rủi ro được bảo hiểm ít nhất là từ nơi nhân hàng để chở hoặc để giao đến nơi dỡ hàng hoặc nơi hàng đến cuối cùng như quy định trong tín dụng.

1. Tín dụng phải quy định loại bảo hiểm được yêu cầu và những rủi ro phụ được bảo hiểm, nếu có. Một chứng từ bảo hiểm không đề cập đến các rủi ro không được bảo hiểm cũng sẽ được chấp nhận nếu như tín dụng dùng những từ không rõ ràng như “rủi ro thông thường” hoặc “rủi ro tập quán”. 
2. Nếu tín dụng yêu cầu bảo hiểm “mọi rủi ro” và một chứng từ bảo hiểm được xuất trình có điều khoản hoặc ghi chú “mọi rủi ro”, dù có hay không tiêu đề “mọi rủi ro”, thì chứng từ bảo hiểm vẫn được chấp nhận mà không cần phải xem một số rủi ro nào đó có bị loại trừ hay không. 
3. Chứng từ bảo hiểm có thể dẫn chiếu bất cứ điều khoản loại trừ nào. 
4. Chứng từ bảo hiểm có thể quy định việc bảo hiểm phụ thuộc vào mức miễn bồi thường (có trừ hoặc không trừ).

• PHYTOSANITARY CERTIFICATE – Giấy chứng nhận kiểm dịch

Với hàng nhập khẩu có liên quan hoặc có nguồn gốc thực vật/ động vật, kiểm dịch là để đảm bảo không cho mầm bệnh theo hàng hóa đi vào nước nhập khẩu. Với hàng xuất khẩu, công việc cũng tương tự, nhưng là để chứng minh hàng đảm bảo điều kiện về kiểm dịch để xuất khẩu ra nước ngoài. Sau khi các hoạt động kiểm dịch được thực hiện với lô hàng xuất nhập khẩu thì lô hàng sẽ được cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch.

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền của chính phủ nước xuất khẩu 
2. Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 1 bản gốc

• FUMIGATION CERTIFICATE – Giấy chứng nhận hun trùng

Một số mặt hàng có nguồn gốc hữu cơ như: gạo, cà phê, tiêu, điều..., có nguồn gốc từ gỗ như: hàng mây tre lá, hàng thủ công mỹ nghệ,... nếu không xử lý bằng hóa chất thì trong quá trình vận chuyển sẽ phát sinh mối, mọt, nấm mốc hoặc côn trùng gây hại môi trường. Do đó hải quan ở các nước nhập khẩu yêu cầu hàng hóa phải được hun trùng trước khi xuất khẩu. Để chứng minh hàng đã được hun trùng các nhà xuất khẩu phải xuất trình Giấy chứng nhận hun trùng.

Lưu ý: 

1. Người phát hành: Cơ quan có thẩm quyền thực hiện hun trùng 
2. Thời điểm phát hành: Trước khi giao hàng
3. Số bản thường phát hành: 1 bản gốc